Команда, которая непосредственно будет осуществлять внедрение системы, состоит из:

  • Директоров проекта от Заказчика и Исполнителя;
  • Руководителей проекта от Заказчика и Исполнителя;
  • Заместителя руководителя проекта от Заказчика;
  • Группы внедрения проекта, состоящей из руководителей целевых групп Заказчика.
  • Целевых групп, состоящих из специалистов Заказчика, осуществляющих каскадное обучение конечных пользователей и внедрение ИСУП.

Директора проекта представляют собой внешний по отношению к группе внедрения проекта контролирующий орган, они являются окончательной инстанцией в принятии решений, касающихся проекта.

Директора проекта контролируют хода проекта и результаты работ, выполненных группой внедрения проекта, руководствуясь Отчетами, регулярно предоставляемыми им со стороны Руководителя проекта (не реже одного раза в месяц). Директоры проекта могут встречаться для обсуждения возникших проблем, инициаторами таких совещаний могут быть Директоры проекта, а также руководители проекта от Заказчика и Исполнителя.

Основные функции Директоров проекта:

  • Утверждение бюджета и плана-графика проекта, изменений в них.
  • Определение целей и путей развития проекта, ожидаемых результатов и факторов успеха проекта.
  • Контроль достижения целей проекта.
  • Использование собственного влияния в целях устранения различных препятствий на пути развития проекта, разрешение конфликтов между отдельными подразделениями и группами интересов, между Заказчиком и Исполнителем при их возникновении, формирование позитивного настроя на предприятии и организационной среды для успешного выполнения проекта.
  • Принятие стратегических решений по проекту.

Руководители проекта со стороны Заказчика и Исполнителя – основные лица обеспечивающие «физическое» продвижение проекта внедрения. Руководитель проекта со стороны Заказчика подчиняется Директору проекта со стороны Заказчика, Руководитель проекта со стороны Исполнителя подчиняется Директору проекта со стороны Исполнителя.

Главной обязанностью Руководителей проекта является обеспечение полного выполнения всех обязательств по проекту перед Исполнителем и Заказчиком. Руководители проекта выполняют оперативное управление проектом и отчитываются по состоянию проекта перед Директорами проекта своей стороны.

Основные функциональные обязанности руководителя проекта:

  • Разработка, согласование и внесение корректировок в планы-графики проекта.
  • Оперативный контроль за исполнением соответствующих планов-графиков, соблюдение целей, условий, задач, объемов и границ проекта.
  • Руководство ресурсами, вовлеченными в проект, соответственно, со стороны Заказчика и Исполнителя.
  • Проведение совещаний по проекту.
  • Периодическая отчетность по состоянию проекта перед Директором проекта (своей стороны). Отчеты по текущему состоянию проекта включают в себя состав услуг, отраженных в Детальном плане-графике работ с указанием завершенности или % завершенности отдельных видов услуг.
  • Планирование и распределение ресурсов, используемых на проекте.
  • Организация и контроль сбора информации, необходимой для выполнения проекта.
  • Организация обучения персонала Заказчика.
  • Организация взаимодействия задействованных на проекте специалистов со стороны Заказчика и Исполнителя.
  • Обеспечение своевременного решения вопросов и проблем, возникающих в ходе проекта.
  • Управление запросами на изменение функционала ИСУП.
  • Управление процессом контроля качества (тестирования).
  • Координация и планирование создания документации и обучения пользователей Заказчика.
  • Утверждение необходимости в дополнительном выделении ресурсов (внутренних и внешних) под проект.
  • Обеспечение проекта необходимыми ресурсами, в том числе людскими.
  • Общий контроль за исполнением договора, соблюдением целей, условий, задач, объемов и границ проекта.
  • Утверждение и согласование основных проектных документов (регламентов, планов-графиков и т.п.).

Особая роль в проекте принадлежит Руководителю проекта со стороны Заказчика. Это человек, который является основным посредником между Заказчиком и Исполнителем по всему проекту. Он должен обеспечить четкое видение проекта у команды внедрения Заказчика и контролировать процесс внедрения на предприятии. Взаимодействие между командой внедрения и остальными подразделениями на предприятии должно происходить исключительно через Руководителя проекта, и, следовательно, он должен владеть всей информацией о проекте.

Руководитель проекта должен 100% своего рабочего времени посвящать проекту. Совмещение этой деятельности с выполнением других обязанностей в значительной степени повышает риск неудачи проекта.

Основные требования к Руководителю проекта со стороны Заказчика. Он должен:

  • Быть сотрудником компании.
  • Обладать способностью видеть общую картину функционирования предприятия и иметь представление о деятельности всех его основных служб.
  • Обладать качествами лидера и организатора.
  • Быть достаточно молодым, работоспособным, целеустремленным и коммуникабельным.
  • Иметь интерес к новому и быть готовым учиться.

Дополнительные функциональные обязанности Руководителя проекта со стороны Заказчика. Он должен:

  • Обеспечивать участие ключевых пользователей Заказчика во всех стадиях проекта: анализе, обучении, дизайне, настройке системы, тестировании, опытной и промышленной эксплуатации.
  • Координировать взаимодействие между службами и представителями Заказчика и специалистами Исполнителя на всех этапах внедрения системы.
  • Координировать взаимодействие служб Заказчика в процессе внедрения системы, разрешать возможные конфликты и противоречия между службами и отдельными специалистами Заказчика.
  • Контролировать ход выполнения работ по проекту, сроки выполнения отдельных этапов работ, своевременность составления и подписания актов сдачи-приемки работ и услуг.
  • Согласовывать планы выполнения работ по проекту, сроки выполнения отдельных этапов работ.
  • Проводить от имени Заказчика переговоры с Исполнителем по всем возникающим вопросам, регулировать спорные вопросы, вести переписку, предоставлять и получать информацию, необходимую для исполнения Сторонами своих обязанностей по проекту.
  • Обеспечивать своевременную готовность всех данных для переноса в новую систему.
  • Обеспечивать своевременную готовность инфраструктуры проекта.
  • В согласованные сроки предоставлять Исполнителю всю необходимую информацию для выполнения работ по проекту.
  • Определять и формулировать требования к Исполнителю в рамках предмета проекта, а также совершать любые другие действия, необходимые для выполнения проекта.
  • Подписывать акты сдачи-приемки оказанных услуг по проекту.
  • Подписывать рабочие документы от имени Заказчика в рамках выполнения работ по проекту (протоколы, экзаменационные ведомости и т.п.).

Для эффективного управления ходом выполнения работ по проекту со стороны Заказчика вводится роль Заместителя руководителя проекта со стороны Заказчика.

Основные функциональные обязанности Заместителя руководителя проекта:

  • Разработка и согласование планов-графиков проекта.
  • Оперативный контроль за исполнением соответствующих планов-графиков, соблюдение целей, условий, задач, объемов и границ проекта.
  • Руководство проектными ресурсами Заказчика.
  • Проведение рабочих совещаний по проекту.
  • Подготовка информации для Периодической отчетности по состоянию проекта перед Директором проекта (своей стороны).
  • Планирование и распределение ресурсов, используемых на проекте.
  • Организация и контроль сбора информации, необходимой для выполнения проекта.
  • Организация обучения персонала Заказчика.
  • Организация взаимодействия задействованных на проекте специалистов со стороны Заказчика и Исполнителя.
  • Обеспечение своевременного решения вопросов и проблем, возникающих в ходе проекта.
  • Управление запросами на изменение.
  • Управление процессом контроля качества (тестирования).
  • Координация и планирование создания документации и обучения пользователей Заказчика.
  • Обеспечение проекта необходимыми материально-техническими ресурсами.
  • Подпись рабочих документов от имени Заказчика в рамках выполнения работ по проекту (протоколы, экзаменационные ведомости и т.п.).